序章
マニュアルと言えば、何を思いつきますか？
ほとんどの方は、製品や商品に付属されている取扱説明書を思いつくかと思いますが、マニュアルには取扱説明書や業務マニュアル、手順書など色々な種類が存在します。
本記事では、マニュアルと手順書および取扱説明書の違い、マニュアル／手順書／取扱説明書の種類などについて、ご説明します。
マニュアルと手順書、取扱説明書の違い
マニュアルと一括りで良く表現されていますが、マニュアルを大きく分けると
- マニュアル(業務に関わるもの)
- 手順書
- 取扱説明書
の三つに分類されるかと思います。
【マニュアル(業務に関わるもの)】
取扱説明書とは違い、主に企業における各種作業の概念や作業プロセス、作業工程や作業方法をまとめたもので、主に企業内や企業の取引先で働く人向けに作成されます。
【手順書】
手順書とは読んで字のごとく、作業の手順を明確に記載したものです。
例えば、お客様情報をシステムに登録する場合、
①：新規登録をクリックする
②：お客様入力欄に名称を入力する
③：OKを選択する
など、手順書の手順に従って入力すれば誰でもできますし、品質保証の観点からミスなく作業することを目的として作成されます。
【取扱説明書】
取扱説明書は製品や商品にはなくてならない部品の一つであり、製品や商品を使用する人向けに作成されるものです。ここがマニュアルや手順書と大きく違う点です。
製品や商品の仕様や取り扱い方、使用する上での注意点、操作方法や使用中にエラーが発生した場合の解決方法などについて説明しています。
まとめると、マニュアルや手順書は企業での業務を遂行する際に必要になったため作成されるもの、取扱説明書は製品や商品の購入ユーザーや使用者のために作成されるものに分類できます。
以下、マニュアル、手順書、取扱説明書の種類にはどういったものがあるのか説明していきます。
マニュアルの種類(業務に関わるもの)と必要な理由
マニュアル(業務に関わるもの)にはどういったものがあり、何故、必要なのでしょうか？
企業での行動指針や行動規範をまとめた
- 就業規定
- 就業規則
- 研修マニュアル
- 教育マニュアル
- 訓練マニュアル
などがあります。従業員が会社の業務を遂行するために規範とするマニュアルは必要不可欠です。他にも沢山あるのでしょうが、挙げるときりがないので、最近、当社への作成依頼が多くある
・業務マニュアル
をご紹介させてください。
業務マニュアルは、作業を遂行するにあたり、業務のプロセスやノウハウ、作業の方法をまとめたもので、業務の標準化活動の成果物として作成されます。
業務マニュアルを作成したい背景や目的として、現代の企業では、業務が属人化しており、技術の継承ができない、作業を標準化しサービスを均質化したいができないなど、困りごとが多いようです。
- 特定の人に業務ノウハウが付随しており、企業の共有可能な資産となっていない
- 他の人への引継ぎや展開がうまく出来ず、後継者を育てるのが難しい
- 業務が複雑で例外対応が多い
- 同一業務でも担当者ごとにやり方が違っている
- 業務を分かっている人が業務マニュアルを作成しても抜け漏れがある
などが挙げられますが、他にも
- 取扱説明書はあるが、これだけでは業務を遂行できない
- システム入れ替えに伴い、新たに業務マニュアルが必要になった
などあるようです。
業務を遂行する上で、上述した困りごとをお持ちの方！是非、ダイテックに相談してください。
※当社サービスサイトおすすめページ
3D CADデータの動画マニュアル活用
Proマニュアルとは、設計データの「3Dモデルデータ」をフル活用し、視覚的でインタラクティブなマニュアルをご提案するソリューションです。
設計業務への3D CADデータの導入により動画マニュアルの作成環境は、劇的に良くなりました。3D CADデータの属性情報を間引くことなく活用することで、高機能の動画マニュアルを簡単に作成することができます。
「百聞は一見に如かず」 です。文字と絵だけのマニュアルと比較し、動画は圧倒的な情報伝達力を備えています。また、3D CADデータを活用した動画マニュアル（資料）は、サービス業務、パーツ受発注業務、新人・外国人作業者の教育、組立・据付作業等の多くのシーンで、その効果が期待できます。
手順書の種類と提供媒体
手順書といっても様々な業界で色々あります。
- 作業手順書
- 組立手順書
- 分解手順書
- 取付手順書
- 操作手順書(操作マニュアルとも云う)
- 整備手順書
- 修理手順書
- 点検手順書
- 設置手順書
など、おおよそ、これぐらいの種類があると思います。提供媒体としては、まだまだ、紙(PDF)が多いのではないでしょうか。最近では、当社に作成依頼があった際、紙(PDF)では見にくいとよくお聞きします。特に組立／分解／取付手順書については、動画の作成依頼が増加傾向にあります。
当社では、『見る3Dマニュアル』を提案し採用頂いております。大変、好評につき、ここで紹介させていただきます。
当社では、3D設計データを活用した動画マニュアルを得意としております。
詳細につきましては、
・Proマニュアル制作
http://・Proマニュアル制作(https://www.daitecjp.com/service/promanual/)
をご覧ください。また、これに付随します当サイトのブログ
も、合わせてご一読頂き、少しでもご興味あるようでしたら、何なりとご相談ください。
取扱説明書の種類と提供媒体
取扱説明書と言えば、ほぼ一冊で全てを記載しているものが多いですが、全部読むのは面倒くさい、検索しにくいなどの理由から、基本的な機能や良く使う機能だけを抜粋した
・クイックガイド(簡易マニュアル)
をセットで提供している企業も多いかと思います。また、取扱説明書のページ数が多いと読む気もしない、かさばるなどの理由から
- ○○○機能編(例：ソフトウェアガイド編)
- △△△機能編(例：ハードウェアガイド編)
- ◇◇◇機能編(例：トラブルシューティング編)
- □□□機能編
のように、取扱説明書を機能別に分冊にして提供している企業もあります。
取扱説明書を一つにまとめるか分冊にするかは、その業界によってまちまちです。提供する媒体も時代の流れと共に、紙→PDF→HTML→動画と変わってきました。
動画マニュアルが増えているのは、いつでもどこでも視聴できるのが一番の理由でしょうか。ただ、動画が主体になるのではなく、あくまで取扱説明書の補佐的な位置付けですよね。最近ではSDG’sの推進もあり、紙はかなり減少したと思いますが、完全になくなることはないでしょうし、
当面は、紙／PDF／HTML／動画は共存していくものと思われます。
まとめ
本ブログでは、マニュアルの種類や提供媒体について述べてきました。
取扱説明書や手順書は新製品や新商品が出る度に作成され、提供媒体含め、今後も大きな変化はないと思いますが、業務マニュアルの需要は、食品、飲食、建設業などの業界で、今後も益々、増えるような気がしますし、当社が作成する動画も併せて増加して行くでしょう。
以前、ダイテックはマニュアル作成のプロ集団です。とお伝えしましたが、各種手順書作成、業務マニュアルにおいてはコンサルティングから活用支援まで対応しており、取扱説明書だけではなく、様々なお客様の困りごとに寄り添ってお応えします。
ダイテックでは製造業のマニュアル作成改善を検討する際に、考慮すべきポイントをまとめた入門資料「安心と安全をカバーするマニュアルづくり3つのポイント」「なぜ読むマニュアルから『見る3Dマニュアル』が増えているのか？わかるガイド」をご用意しました。本資料は、マニュアル作成改善をしたい方には必見の資料です。ぜひダウンロードいただき、ご覧ください。
