マニュアル作成するなら、ワードとエクセルどっちがいいの?

序章

マニュアル(取扱説明書)を作りたい!でもどのようなツールを使って、マニュアルを作成したらよいのか?何を基準にツールを決めたらよいのか?とマニュアルを作成する以前に、ツールで迷っている!という方も、多くいらっしゃるのではないでしょうか。今回は皆さんの身近にあるOfficeツール、ワード(Word)、エクセル(Excel)で、マニュアルを作成する際のメリット、デメリットをお伝えします。

ワード(Word)とエクセル(Excel)のちがい

マニュアル作成 をする際、ツールで迷われる方も多いと思います。
迷う際、どのようなマニュアル(取扱説明書)を作成したいのか、マニュアル(取扱説明書)を作成したい目的を明確にしてください。明確化させることで適正なツールがわかってくると思います。
また、作っている途中で、やっぱりワードの方がよかった!エクセルで作成した方がよかった!今から作り直そう。ということはありませんか?
作成途中で別なツールの方がよかった。ということは、ツールの特性を理解しておくことで防げます。 まず、ワードとエクセルの違い、特性を一部お伝えします。

ワードの特徴
文章作成に適している
様々なスタイルが作成できる
目次の自動作成ができる
誤字脱字、表現のおかしな日本語が一目でわかる
印刷範囲がわかりやすい。印刷がしやすい
エクセルの特徴
表計算、データの集計に適している
数値データを基にしたグラフ作成ができる
入力規則設定で誤ったデータの入力を防止できる
関数やマクロ機能がある
タブで横並び管理ができる

ワード、エクセルどちらのソフトでもマニュアルを作成することは可能です。
どのようなマニュアルを作成したいのか、作成後の運用方法を明確にし、ツール、ソフトの選定をしてください。
作成後に、ワードで作ったものをエクセルで開きたい!エクセルで作ったものをワードで開きたい!できないことはありませんが、容易ではありません。
後からの手間を避けるためにも作る目的や後工程を明確にし、自分に適したソフトで作成してください。

ワード(Word)でマニュアル (取扱説明書) を作成するメリット・デメリット

1つ目の項目で特徴をお伝えしましたが、こちらではワードでマニュアル(取扱説明書)を作成するメリット・デメリットをお伝えします。

<メリット>

  • スタイル設定ができる

見出し、本文など、入力するたびに、フォントや文字ポイントを変える必要がなく、 スタイルタブに登録しておくことで、ボタン1つで効率よく作成することができます。

  • 図や画像をリンクとして貼り付けできる

埋め込みと違い、「リンク」で貼り付けることで、ワードファイルを軽量化できます。
リンク貼り付け方法「挿入」→「画像」→「挿入▼」→「挿入とリンク」
この際、リンクデータも一緒に管理をする必要があるのでお気をつけください。
ワードを開くときにリンクデータがないと画像がすべて反映されません。
せっかく作っても歯抜け状態のデータになってしまう恐れもありますので、リンクで作成する際は、リンクデータの管理にもお気をつけてください。

リンクデータの管理については幾つか注意すべきことがありますが、管理ができると、とても効率よく使用ができます。

<デメリット>

  • ワード独自のルールやスタイルが多く覚えるのが大変

ワードで作るデメリットはほとんどありませんが、ワードは他のツールと違い、独自のルールがあり、ルールを理解しないことで、メリットもデメリットとなってしまいます。
ルールがわかるものや覚えられそうなものから取り入れてみてください。
ワードは文章作成ツールなので、見せ方ではなく、何を伝えたいかが大切なことです。

エクセル(Excel)でマニュアルを作成するメリット・デメリット

エクセルでマニュアル(取扱説明書)を作成するメリット・デメリットについては、以前「エクセルで簡単にマニュアル作成する方法~おすすめの無料アドインをご紹介~」のブログでも紹介していますので、そこから抜粋し、お伝えします。

<メリット>

  • 図形や画像が追加しやすい

図やグラフを用いることでさらに、わかりやすいマニュアルが作成できます。画面のスクリーンショットをそのまま貼付けることも可能です。
※図などの貼付け過ぎによって、エクセルの動作が遅くなることがあります。貼付け過ぎにはご注意ください。たくさん入れる場合は、ファイルが固まったときのために、こまめに保存をするように心掛けてください。固まってしまった場合、データの復元ができなくなってしまう恐れがあります。

  • ページに制限がない、タブで管理ができる

ワードやパワーポイントのようにページの区切りがありませんので、自分の好きなように使うことができますが、印刷を想定する場合は、ページ区切りなどを意識してください。
また、作業工程ごとにシート、タブで管理ができます。他のシートやタブを見落とす場合があるため、別なシート、タブに記載していることページ内に記載してあると、より親切なマニュアルになり、見落としがなくなると思います。

<デメリット>

  • 印刷に手間がかかる

基本は「A4タテ」設定。ページの制限がないことによって、横や下に長く作りすぎてしまった!
せっかく作ったものが印刷範囲設定によって、ページに上手く収まりきらない場合があります。
印刷をすることが想定される場合は、先に印刷範囲設定をおこない、目で見えるようにしておくと、どこまで作成していいか目安となります。
※標準設定が「A4タテ」なので、改めて設定をする必要はありませんが、確認をしておくと間違いがありません。
また「表示」→「改ページプレビュー」と操作すると印刷される範囲が簡易的にわかります。

  • デザイン性に欠ける

他のツールに比べ、こだわったデザイン性などには欠けますが、エクセル内のツールでもフォント、色の使い分けが統一されているだけでも美しく見せることはできます。エクセルで作成される場合は、デザイン性よりも読み手へのわかりやすさが重要になります。
また、環境依存文字の使用は避けてください。エクセルで閲覧をする場合、オペレーション環境よって文字が見えない場合があります。「必ず上付き環境依存文字にする」など説明をしたい場合は、キャプチャを添えるなど工夫をしてみてください。

ワードとエクセルに共通したメリット・デメリットで、まとめ!

最後のまとめに入る前に。ワードとエクセルに共通したメリット、デメリットをお伝えします。

<ワードとエクセルに共通したメリット>

  • 誰でも簡単に作成ができ、導入費用がかからない

身近にある手軽さから誰でも簡単に作成、修正ができます。
また、多くのパソコンには標準装備されているため、導入費用、コストがかかりません。
(※標準装備されていないパソコンやOfficeライセンスの購入が必要なものにつきましては、導入コストが発生します。)

<ワードとエクセルに共通したデメリット>

  • スマートフォンなどの端末から閲覧が困難

スマートフォンなどライセンスを持たないものからワードやエクセルをそのまま閲覧することは困難です。
スマートフォンなどからの閲覧が想定される場合は、PDFにしておくことをおすすめします。

それぞれのメリットやデメリット、ツールの特性を知っておくことで、そのマニュアル(取扱説明書)にあったツールを選定することができます。
マニュアルを作成する際のコツやポイントは、他のブログでも紹介されていますので、参考にマニュアルを作成してみてください。 また、次回以降ワードでマニュアルを作成する方法をご紹介したいと思います。

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