パワーポイントでマニュアルを作成!

序章

引き継ぎマニュアルや社員教育用のマニュアル、手順書を作成しなければならない!となった場合、どのようなツールを使用して作成したらよいのか?と迷うことがあるかと思います。身近なOfficeツールを使うべきか?カッコよく作りたいからAdobeツールを使用するか?と迷われることはないでしょうか。本記事では、パワーポイントを使用しようかと迷っておられる方、パワーポイントを選定された方に向けたパワーポイントでマニュアル作成を行う際のメリットやデメリットをご紹介します。

パワーポイント(PowerPoint)の特徴

メリット・デメリットをお伝えする前に、まずはパワーポイントの特徴を抑えておきましょう。
そもそもパワーポイントってプレゼン資料を作るツールじゃないの?と思われる方が大多数のはずです。それもそのはず!
ソフトを提供するMicrosoft社がプレゼンテーション資料を作成するツールと紹介しているので、そのように認識で間違いありません。
じゃあ、プレゼンテーション用のツールでマニュアル作成ができるの?
でも・・・普段、お客様に提案するためにパワーポイントが1番使い慣れているし、社内資料を作るのもパワーポイントが多い、パワーポイントでマニュアルも作成できると楽!という方はパワーポイントで作っていただいても構いません。
プレゼンテーションで作成する資料や業務マニュアル、引き継ぎ資料の目的「相手に何か伝えたいという!」ことは何においても変わりありません。
さて、そんなパワーポイントは、ワード(Word)、エクセル(Excel)と何が違うのか。
大半は同じOfficeツールなので、変わりません!

  • スライド表示ができる
    紙芝居のようにページをスライド送りできることがパワーポイントの大きな特徴だと思います。

  • きれいな図や表を挿入できる
    視覚効果の高い、わかりやすい図や表を簡単に挿入できます。

  • 動画・音楽を組み込める
    他のOfficeツール同様に、You Tubeやローカルにある動画データを埋め込むことが可能です。
    ※埋め込みすぎると、ファイルが重たくなり、動作に影響する場合があります。

ワードやエクセルでもできることばかりですが、パワーポイントは2つに比べると「視覚的」にわかりやすくということが1番の特徴になると思います。

パワーポイントでマニュアル(取扱説明書)を作成するメリット

パワーポイントの特徴を理解できたところで、マニュアル作成にどのように活かせるのか、パワーポイントでつくるメリットをお伝えします。

  • 1ページにまとめやすい
    1スライド1ページなので、区切り位置がわかりやすく、まとめやすいようになっています。
    また、縦スライドで作成することによって、ワードなどと同じように見開きで印刷することができます。

  • 強調したい所が視覚的にとらえられる。パワーポイントは、他のツールと違い、文章を多く書けないことから強調したい部分を視覚的に伝えやすいです。

  • スライドデザインが豊富
    これまでワード(Word)やエクセル(Excel)の記事では、デザイン性に欠けるということをデメリットとしてお伝えしてきましたが、パワーポイントはそれらと違い、テンプレートのデザインも豊富。自社用にデザインを作成、共有することも可能です。
    おしゃれで見栄えの良いデザインでマニュル作成ができます。
  • スライドマスターでテンプレート、スライド管理ができる

スライドマスターとは、すべてのスライドに同じフォントや同じ画像 (ロゴなど) を含めるとき、1 つの場所 (スライド マスター) でその変更を加えれば、すべてのスライドに変更適用されます。

スライド マスターとは (microsoft.com)

要するに、「プレゼン資料全体で使う共通要素を一括管理できる機能」ということです。 マニュアル用のテンプレートやスライドを作成しておくことで、デザインが統一されたマニュアルが作成できます。

パワーポイントでマニュアル(取扱説明書)を作成するデメリット

先程のメリットでは、これまでご紹介したワード、エクセルの記事ではデメリットがメリットとして記載されていました。そのパワーポイントにデメリットがあるのか?どのようなことがデメリットなのかご紹介します。

  • 初心者には難易度が高い

ワードやエクセルと違いエクセルは、パワーポイントの操作に慣れていないとどこから手をつけてよいかわからず、時間がかかってしまうおそれがあります。
作成する前に、どこに何を書きたいか紙などに手書きしてレイアウトを決めてみると、作成しやすくなるかもしれません。

  • 文章よりも図解向き

メリットで「強調したい箇所を視覚的にとらえられる」とお伝えしたとおり、長い文章で説明することよりも視覚的に強調することを目的としているため、文字をたくさん書いて説明するよりも図解を交えて作成するケースが多く、手順などを書きたい場合は不向きとなってしまいます。

パワーポイント(Office)おすすめツール(アドイン)

パワーポイントだけではなく、Office全体で使えるアドインをご紹介します。
(※できるだけ共通した機能をご紹介いたしますが、ご自分のパワーポイントで表示されない場合もございますので、ご了承ください。)

  • アドインが豊富
    【挿入】→【ストア】→【ストア】の順で進むとOfficeアドインが表示されます。
    ※一部追加料金が発生する場合があります。

お時間のある際に色々と追加をし、ご自分にあったアドインを探してみてはいかがでしょうか。
パワーポイントに限らず、ワードやエクセルでも使えるアドインがあります。

最後になりますが、普段、プレゼンテーションをおこなう立場の方が、パワーポイントでマニュアル作成や手順書を作成される場合は、アニメーションやエフェクトを入れたくなるかもしれませんが、使用は極力避けてください。

マニュアルとして読むことが第一目的のため、エフェクトなどの効果で視覚的にかっこ良いマニュアルの場合、視野がそちらにいってしまい、伝えたいことが伝えられない。見られないマニュアルとなってしまう可能性があります。
凝ったマニュアルよりもシンプルなマニュアルの方が読まれやすい傾向にもあります。
マニュアルを作成する際のコツやポイントは、他のブログでも紹介されていますので、参考にマニュアルを作成してみてください。 また、次回以降ワードでマニュアルを作成する方法をご紹介したいと思います。

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