序章
あなたは最近、今の会社に中途採用で入社しました。しかし、業務は複雑にしてタスクは部分的にしか与えられず、なかなか全体像が理解できません。
業務マニュアルでもあればいいのに！ 業務のトリセツはないのか！
あなたは暴れます。
しかし、
「マニュアルはない。でもちょうどいい。仕事憶えながら業務トリセツを作ってよ」。
事態は少しも好転しないどころか、新たなタスクまで増えてしまったのです。
新規でマニュアル作りが必要となったとき、マニュアル作成に特化した私たちのような専門会社にご依頼いただくのはひとつの方法です。
しかし、期間や費用やその他さまざまな条件によって、自社でのマニュアル作成を選択される企業も少なくありません。
これは、そのような会社で業務マニュアル作成を命じられた立場の方に、マニュアル作成の専門家である私たち「株式会社ダイテック」がどこまで寄り添い、親身なアドバイスが可能か、実験的・挑戦的な試みでの連載でした。はたしてうまくできたのかどうか…
■前回の振り返り
前回までで、マニュアル作成の計画立案から、中味の構想であるマニュアル設計、そしてそれらを踏まえた執筆作業について考え、進めてきました。
最終回は、執筆したマニュアルを一旦作業終了とし、今後必要とされる運用について見ていきます。
■推敲はほどほどに
あなたの業務マニュアルは、手順とそれらを補足する画像のレイアウトまで終わりました。もしあなたの業務が、機械操作や危険場所への接近といった安全上の注意が必要な場合には、通常の業務手順のほか、業務に携わる上での安全確保に関する内容も書かれてなければいけません。
もちろんここへ至るまでに、本文や画像、項目の大小、見出しと内容の一致などについて、誤りや不適当なことになっていないか、何度も何度も読み直し、修正を重ねてきたはずです。
自分が書いた文章というのは、読めば読むほどさらに修正したくなるものです。そのような欲求のままにざくざく直してやるのもいいでしょうが、適当な所で止めてください。
単純なミスが見つかったり、文章が目に見えてよくなっていくのは最初の数回だけだからです。
これは私たちプロのライターでもそうなのですが、
いくら直しても所詮実力以上の文章は書けないのです。
■他者の眼にも頼る
そこで頼りにしたいのが、自分以外の他者です。誰かに読んでもらうのです。
相手は、業務内容をよく知っている人でもよいし、逆にまったく知らない人でもいいのですが、できれば両方の立場の人に読んでもらいたいものです。両者では異なる効果が得られます。
業務内容を知っている人に読んでもらえば、内容について直接的な指摘が受けられます。業務に就いての誤解や理解不足が判明しても、ここで修正できます。
業務内容をまったく知らない人に読んでもらった場合には、マニュアルが理解を進めるツールとして機能しているかどうかがわかります。
つまり、導入から全体理解までの流れがスムーズか、それともどこかで引っ掛かってしまうのか。最後まで理解できない箇所はないのか、誤解を生んでいないかなど、将来新入社員を教育する際のシミュレーションとなり得ます。
業務を知る人としては、同じ業務に関わっている同僚などが適当でしょう。遠慮なく何でも言ってくれるほうがよいですし、有意義な議論もできるよう、ある程度親しい同僚がいいかもしれません。
管理者や責任者に読んでもらうことには、一長一短あります。
現場・実務に詳しく、指導的立場で効果的に教えてくれる管理者であれば大正解ですが、逆のパターンだって世の会社にはいくらでもあります。
これらの立場の人に相談すると、多くの場合その答えは絶対に反映させなければならなくなり、だんだんと自分の本意でない物に変えられていくこともあります。
管理者・責任者にはいずれ目を通してもらう必要がありますが、できればその前に同僚や先輩などに読んでもらい、「〇〇さんに監修していただきました」の言葉を添えて提出したいものです。
業務を知らない人では、社内の他部門の人というのが理想的ですが、業務上の交流がないために頼みにくい場合があるかもしれません。人を介して頼むのはひとつの手段です。
どうしても社内に適当な人がいないときは、友人や家族などに読んでもらうことが考えられますが、業務内容の漏洩の危険もありますので、くれぐれも注意してください。
■仕上げから運用へ
他者の眼も参考にして、直すだけ直したあなたの業務マニュアルです。
機能がないツールで作った場合は、ここで目次を作成しましょう。
できれば索引も、このタイミングで作っておきたいところです。
日付と管理責任者（マニュアル改訂が許可された人）名を、表紙に記入しましょう。
こうして形になった業務マニュアルですが、まだまだ改善の余地あるたたき台と心得ましょう。
ここまで来てまだ終わりじゃないの？ ショックを受けた声が聞こえそうです。いえいえ、これが本当の業務マニュアルになるのは、じつはこれからなのです。
このシリーズの第1弾をお読みになった読者は、次の一文をご記憶かと思います。
「3カ月で作り上げなければならない」のではなく、「3カ月でできたところまでが完成」と考えればいいのです。
そう、このシリーズでの完成とは、飽くまでも便宜上ここまでと決めただけの一里塚だったのでした。
これからマニュアルとして運用していく中で、業務の現実とよく照らしながらフィードバックを重ねていく必要があります。
あれだけ実務の状況をシミュレーションし、考え、人に聞いて回り、苦労してまとめ上げたマニュアルですが、それでも現実の環境や期間で作業を行ってみると、間違いや落とし穴があったりするものです。
一連の作業のように手順を書いていたが、実際には同じ日に続けて進められることがなく翌日の何らかのトリガーを待ってから続きを行う必要があったとか、これとこれは同時進行が原則であるが、常に一方が早く終わるために先にそちらだけ次の行程に送るのが現実的であるとか、実際とのギャップは必ず出てきます。
作ったら作りっ放しにならないように、初めのうちは週1回や月1回など頻度を決めて、内容の見直しをしていきましょう。
あなたの業務マニュアルが、より正しく、よりわかりやすい業務事典へと磨かれていくことを願って、このシリーズを終わります。
「業務トリセツ作りを命じられたあなたにアドバイス」シリーズ
【第1弾】「マニュアル作成とは？ マニュアル作りのプランニング」
ダイテックでは製造業のマニュアル作成改善を検討する際に、考慮すべきポイントをまとめた入門資料「安心と安全をカバーするマニュアルづくり ３つのポイント」「なぜ読むマニュアルから『見る3Dマニュアル』が増えているのか？わかるガイド」をご用意しました。本資料は、マニュアル作成改善をしたい方には必見の資料です。ぜひダウンロードいただき、ご覧ください。
