マニュアル作成の会社を選ぶ基準とは?3つのコツをご紹介

序章

ご訪問ありがとうございます。このページを見てくださっているということは、あなたは今まさに「マニュアル作成ができる会社を探している」ということですね。

そのきっかけは何だったでしょうか。
「自分で作成できるけど、本業の設計が忙しすぎて手が回らない」
「手順や機構の解説は得意だけど、PL対応や国際規格までどうやって調べればいいの」
「会社のルールに則ってマニュアルを作ってはいるけど、そもそもルールが古くて不安だ」
「新しく海外への輸出が決まったけど、これまでのマニュアルの内容でいいのか」
「顧客からWeb配信の要望があるけど、いったいどうやって対応すればいいの」
「上司はデータの有効活用をしろ、と言うけど、何をどうすればいいかわからない」、、、
そう。マニュアル作るだけでも難しいのに、そんな問題を解決してくれる依頼先を見つけるなんて、大変そうです。しかもいくつかの候補から絞り込むとなれば、一体何を基準に依頼先を選べばいいの?と感じていませんか。
上に挙げた課題のとおり、マニュアルは様々な要素に対応しなければなりませんし、どの企業が自分の課題に合った提案をしてくれるのか問い合わせる前に知りたい!と思いますよね。
コレ、ある3つのポイントを抑えるだけで委託先の絞り込みがグッと簡単になります。本記事では最適なマニュアル作成会社や企業を見極めるポイントを解説します。

マニュアル作成の会社や企業の違いや特色は?

そもそも「マニュアル作成会社の違い」とは何でしょうか。
そして「マニュアル作成会社の特色」とは?

課題がたくさんあるように、それぞれの課題に合った解決法も課題の数だけあります。
「じゃあ、自分の課題に合った解決法を持っている制作会社を探さなきゃ。でもどうやって?」
そうですよね。

まずは「自社の依頼を引き受けてくれる企業」を見つけねばなりません。
「え?制作依頼を断る会社ってあるの?」
なんとも不思議ですね。断る、というか「依頼を引き受けられない」という会社があります。

それは「メーカー系の子会社で、系列の業務しか対応しない会社」です。
グループ会社や子会社として独立しているけど、親会社の業務だけをやっているので、
「依頼することはあっても依頼されることはない」わけです。
企業サイトを見ても、問合せフォームは求人だけ、なんて会社はありますよ。
どんなに立派で実績があっても、依頼できないのでは候補に入れられませんね。

では、「依頼を引き受けてくれる会社」とはどんな会社でしょうか。
「メーカー系列だけど外部の業務にも対応している会社」と「独立資本の制作会社」。
この2つです。

多くは企業サイトに見積依頼のフォームやパートナー募集のページがあります。
まずは、その「違い」を見極めて「依頼を引き受けてくれる会社」を見つけましょう。

さてさてお次は「特色」についてです。
依頼できそうな会社の目星がいくつかついたら、次は見積依頼をする先を絞り込みます。
ここはやはり「今の課題解決が得意そうな会社」の目星をつけたいものです。
「そんなのが分かれば苦労しないよ、、、」
そうですよね。でもあきらめるのはちょっと早いですよ。
次の項では、「マニュアル作成会社の特色の見分け方」について説明します。

マニュアル作成会社別の得意分野を知ろう

さてさて、見積依頼や問合せフォームを設けているマニュアル作成会社をいくつか見つけたことと思います。
見積の依頼にだってそれなりの手間が必要なわけですから、空振りしたくないのは当然です。
では、どんな企業や業者があなたの「課題を解決してくれそう」でしょうか。

マニュアルというドキュメントは「対象となる製品分野」と「資料の種類」で作り方も配布や配信の方法も管理や運用も異なります。

であれば、「あなたの会社で扱っている、製品のあなたが依頼したい資料を作成した実績があるか」がポイントです。
プラント設備が得意な会社に家電品の取説を依頼しても畑違いでしょうし、トラブルシューティングが肝心な製品なのにクイックガイドが得意な会社に依頼しても上手くはいかないですよね。

ここはズバリ、制作会社のWebサイトから「主要取引先」を見つけてください。
どんな企業の名前があるでしょうか。あなたの会社の製品とあまりかけ離れていない製品を扱っているメーカーやブランド名があるなら、それが「実績アリ」ということです。
どうでしょう。見つかりましたか?

また、「パートナー企業」を紹介しているサイトも少なくありません。
選定候補企業は、パートナー企業のサービスを活用しているということですから、その業種やサービス内容を見れば「IoTに強そうだ」「海外の企業と取引が活発そうだ」ということがうかがえます。
これで、その会社の強み=得意分野がナニなのかを知ることができますね。

あなたに最適なマニュアル作成会社を選ぶ3つのコツ

さて、これまで説明してきたことはまとめましょう。
私たちが発注先を選ぶとき、抑えるべきポイントは3つあります。
1.コスト感
2.専門分野
3.対応可能な規格や法規
の3つです。

それぞれの抑えるべきポイントの見極め方も、詳しく3つに分かれます。
1.コスト感=会社の規模  大きければ提示価格は高め 小さければ価格や安め
2.専門分野=取引先の企業  産業機械、家電製品、自動車、オフィス機器、XVL活用、動画活用
3.対応可能な規格や法規=納入実績 輸出製品の実績が多いなら、海外法規に対応可能
といったところです。

そして選定候補の企業のWebサイトを見て、読み解いていきます。いよいよ、ここから最適なマニュアル作成会社を選ぶ、3つのコツに入っていきます。

1つめのコツは会社規模をチェックすることです。会社の規模は、企業情報や企業概要から知ることができますね。
社員数が20名までの規模であればSOHO~ベンチャー企業の大きさです。
数十名から100名ほどであれば、マニュアル作成会社としては中堅クラスといえるでしょう。
規格や法規、安全について専門的な知識を持つ部署やスタッフがいるケースが多いです。
社員数が150人、200人となるとこの分野では大手。設立が古く、大手顧客と継続的な関りがあることがほとんどです。

もしもあなたが上司から「予算は厳しいが、がんばってくれ」と言われていたなら規模の大きな会社に依頼することは難しいかもしれません。
しかし、ものごとはバランスですよね。規模の大きな会社ほど、無理な納期やキャパに対応できるものです。
少しくらい高くても、何とかしてくれる安心感を買えることもあるのです。

2つめのコツは専門分野について知ることです。
もちろんこれも、選定候補の企業のWebサイトを見てくださいね。
「主要取引先」に製造メーカーが掲載されていれば、それがそのまま、その会社の得意分野であり、力を入れているところでしょう。
建設機械、食品製造装置、プラント、オーディオ、スマートフォン、船舶設備、トラック、、、ありとあらゆる産業製品にマニュアルは付き物です。実績のある会社に依頼するに越したことはありませんね。

また、「パートナー企業」を紹介しているサイトも少なくありません。
選定候補企業はパートナー企業のサービスを活用しているということですから、その業種やサービス内容から「IoTに強そうだ」「海外の企業と取引が活発そうだ」ということがうかがえます。

そして3つめのコツです。
依頼したい会社が対応可能な規格や法規について知識を持っているか、ですね。
こればかりは、直接尋ねるしかないかもしれません。
主要取引先はWebに掲載されていても、製品の仕向け地域までわかるというのは稀です。
価格や制作条件はOKでも、これに対応してくれなければせっかくのマニュアルも用をなしませんね。
見積を依頼するおりには忘れずに「北米に輸出の予定があります」とか「中国に出荷します」と仕向け先を伝えてくださいね。
見積依頼の方法の詳しいことについては、また別の機会に紹介させていただくかもしれません。
ぜひまた、当ブログを訪問くださいね。

まとめ

さてさて。
マニュアル制作会社を選定するうえでおさえるべきポイントは「専門分野、対応可能な規格や法規、そしてコスト感」ということがわかっていただけたと思います。
「苦労せずにいい制作会社に巡り合えたな」となればしめたもの。
私もこの記事を書いた甲斐があります。
そして、そうであってもそうでなくても「マニュアル作りで困ったな」ということがあれば、マニュアル制作の専門会社にお問いあわせください。
きっと答えが見つかると思います。