マニュアル作成の基盤となる2つの方法・やり方について解説

序章

マニュアル作成(取扱説明書)の方法を、ご存じですか?
マニュアルはただの文章ではありません。読み手に使い方、安全に対する記述内容を正確に、間違いなく伝えなければいけません。
そんなマニュアル作成の方法を、本記事では2つに分けて簡単にご説明します。
マニュアル作成をしなければならないけど、方法が分からない。そんな皆さまに必見の内容となっています。ぜひ最後までご拝読していただき、マニュアル作成にお役立てください

マニュアル作成 (取扱説明書) の方法とやり方を知ろう

初めに、マニュアルを作成する方法とは何があるか、皆さまご存じでしょうか
まず、マニュアル作成の方法は大きく分けて2つあります。
それは「内製」と「外注」です。

【内製】

内製とは自社の内部で製造することです。

  • マニュアル作成をアウトソーシングする予算がない
  • マニュアル作成を担当するチームが社内にある
  • アウトソーシングをいちいちするのが面倒くさい

このような理由が、内製を選択する企業の理由としては挙げられるのではないでしょうか。
自社で専門の部署がある企業や、企業としての歴史が長く、ノウハウが蓄積されている企業などが内製にてマニュアル制作を行っています。
現在は、外注が主流になってきているものの、まだまだ内製を行っている企業が存在することも事実です。

【外注】

外注とは外部の組織や、個人に業務を委託することです。
一般的には、アウトソーシングといった呼ばれ方をしますね。
外注を選択する企業の理由としては、以下のようなものが挙げられるのではないでしょうか?

  • 設計者がマニュアル作成しているため、設計者の負荷になっている
  • 設計者がマニュアル作成しているため、製品のリリース日程に間に合わない
  • 手順や機構の解説は得意だが、PL対応や国際規格までの調べ方が分からない
  • 会社のルールに則ってマニュアルを作ってはいるけど、そもそもルールが古くて不安

特に自社にマニュアル制作の部署がない企業、新商品で仕様が変わった企業、マニュアル作成のノウハウがまだない企業などが外注を選択します。
多くの場合、時間やコスト、クオリティの問題から外注を選択する企業が多いのが現状でしょう。

現在では3Dマニュアルなど、CADデータやXVLを使ったマニュアルもリリースされています。企業に眠った資産(使われていないデータ)を再利用、有効活用して、「価値」に変えるチャンスであるともいえるでしょう。

本記事を見てくださっている皆さまも、「内製」か「外注」かのどちらかの方法でマニュアル作成に取り組もうとされていることだと思います。
そこで本記事では内製と外注別に分けて、その注意点とポイントについて解説していきます。
是非一読いただき、皆さまのマニュアル作成にお役立てください。

マニュアル作成の方法 ①内製する場合

内製する場合、マニュアル作成で注意すべき事とはなんでしょうか??
多くの場合に問題となるのが、「法令と規格」です。法令や規格になじみがない方であっても、PL法などの言葉はご存じではないでしょうか。
外注を選択する企業の多くは、この「規格や法令」が内製でカバーできるか不安だから…といった声を現場でもよく耳にします。

ではなぜマニュアルには「規格と法令」を意識することが必要なのか、簡単にご説明します。
その結論は企業防衛のためです。
日本では馴染みがないかもしれませんが、海外では企業の訴訟は頻繁に行われています。そんなときマニュアルには「訴訟時の抗弁材料の役割を果たす」という重要な役割が課されているのです。
法令・規格に適合した適切なマニュアルを作成することで、もしもの時の企業防衛になる。
そのためにも法令・規格に則った、マニュアル作成をする必要があるのです。

規格や法令に関する知識は簡単に身につくものではありません。
規格、法令は国や地域、製品によって様々です。学びの資料として、規格・法令に関する記述も記載した弊社ダウンロード資料もございますので、ぜひお役立てください。

マニュアル作成の方法 ②外注する場合

外注する場合の注意点は、委託先をしっかり見極める事でしょう。
マニュアル制作会社といっても、多くは産業機械、自動車、OA機器など得意としている分野は様々です。そういった場合、しっかりと委託先を見極めて、最適な発注先を選択する必要があると言えます。

そこで、マニュアル作成会社という、あまり馴染みのない企業の見極めポイントをお教えしましょう。まず、間違いない方法として、HPなどで「主要取引先」を確認してください。そこに自社と同じ業界の企業が掲載されていれば、少なくともその分野のマニュアル作成には精通している企業だと判断が出来ますよね。また、同様の製品のマニュアル作成実績が紹介されていればなおさらです。

また、外注先の規模感や予算感も大切になってきます。ここに関しましては、弊社のブログ、
マニュアル作成の会社を選ぶ基準とは?3つのコツをご紹介」 でご紹介していますので、参考にしていただけると幸いです

まとめ

本記事ではマニュアル作成の方法、内製と外注のポイントについての解説を行いました。
第1項ではマニュアル作成の方法として「内製」「外注」があること、その選択の理由について解説しました。
第2項では「内製の注意点とポイント」
第3項では「外注の注意点とポイント」について
以上のまとめとしては、マニュアル作成には「企業にあった方法をとる必要がある」ことです。
そのためには、マニュアル作成において何を一番重要視しているのか、再考する必要があります。

もし仮に本記事を読まれている皆さまが、法令、規格に対する疑問を抱いているならば、迷わず外注を選択すべきでしょう。しかし、法令や規格に対するノウハウが蓄積されており、アウトソーシングするのが面倒、コストにも余裕がない。そのような現状であれば、内製を選択すべきです。

マニュアルをコストから価値に変えるためには最善の選択をする必要があります。ぜひ本記事を読んでいただいた皆さまには、今一度、現時点での最重要項目の洗い出しをしていただきたいのです。そしてその後、内製と外注の選択に入り、本記事を参考にマニュアル作成、外注先選びを行っていただければと思います。そしてそのひとつの候補として、我々ダイテックを選んでいただければ幸いです。

また、ダイテックでは製造業のマニュアル作成改善を検討する際に、考慮すべきポイントをまとめた入門資料「安心と安全をカバーするマニュアルづくり 3つのポイント」「なぜ読むマニュアルから『見る3Dマニュアル』が増えているのか?わかるガイド」をご用意しました。本資料は、マニュアル作成改善をしたい方には必見の資料です。ぜひダウンロードいただき、ご覧ください。

安心安全をカバーする・マニュアルづくりの3つのポイント
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この資料は、マニュアル作成するうえで知ってもらいたい基礎的な情報を提供するものです。 「何故、マニュアルが必要なのか」「何に従って、何を書けばよいのか」「情報をどうやって伝えていくのか」等の情報を、初めてマニュアルを作成する人に向けて解説しています。 サンプル目次、ISO/IEC82079のチェックリスト、テクニカルライティングチェックリスト、見直し事例等、私たちのノウハ ウや考え方の詰まった貴重な資料です。是非、ご覧ください。
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