マニュアル作成をアウトソーシングしてみませんか?

序章

設計者が自らマニュアル作成(内製化)している企業も多く、設計者の負担になったり、納期に間に合わせるのが難しいなど、困ったりしているケースも多いのではないでしょうか。
マニュアル作成のアウトソーシングを検討している企業も多い反面、アウトソーシングしない会社も根強く存在します。
本記事では、マニュアル作成のアウトソーシングのメリットや様々な背景について解説します。

マニュアル作成をアウトソーシングしない企業の理由

マニュアル作成をアウトソーシングしない理由としてどういったものがあるでしょうか?

【アウトソーシングしない理由】
・マニュアル作成をアウトソーシングするのが面倒くさい
・マニュアルは製品の一部であるため、設計者の作業の一つとなっている
・機密情報流出になるため、アウトソーシングできない
・マニュアル作成をアウトソーシングする予算がない
・マニュアル作成を担当するチームが社内にある
など、企業によって様々な理由があると思いますが、最も多いのは、
・マニュアル作成をアウトソーシングするのが面倒くさい
が挙げられると思います。

製品を一番良く知っている設計者や社内で製品開発に携わっている人がマニュアル作成を担当した方が、社内の各部署とも連携も密にできますし、仕様変更や製品開発日程の変更があった場合でもすぐに修正反映することができるなど柔軟に対応できます。
一方でアウトソーシングするとなると、マニュアル作成に必要な製品に関する製品仕様書、操作フロー図、過去の類似機種マニュアルデータ、イラスト作成要の外観図写真やCADデータなどの必要情報を収集して提供する。その他にも進捗状況確認や打合せ、仕様変更が入った場合などの修正指示、できあがってきたマニュアルのチェック作業。見積金額調整、発注書作成や検収、請求処理などの事務処理作業など普段しなくて済む付帯作業が増えるからなどが主にマニュアル作成をアウトソーシングしない理由に挙げられるかと思います。

マニュアル作成をアウトソーシングしている企業が増えているのはなぜ?

一方、最近ではマニュアルをアウトソーシングしている企業も増えていますが、どういった理由があるのでしょうか?

【アウトソーシングする理由】
・設計者がマニュアル作成しているため、設計者の負荷になっているから
・設計者がマニュアル作成しているため、製品のリリース日程に間に合わないから
・安全規格やPL法など、どのように記載したら良いか分からないから
・自社内で作成しているため、マニュアルとして正しいのか分からないから
・自社内で作成していたが、マニュアルを見直したい
・海外向けマニュアル同様に日本向けもアウトソーシングしたい
・マニュアルを作成したことがないので何を作成したら良いかわからないから
など、マニュアル作成の引き合いがあったお客様からよくお聞きします。

最も多いのは、設計者の負荷になっているや製品のリリース日程に間に合わないが挙げられます。設計者の負荷を減らし過重労働を減らすのは企業が解決すべき課題ですし、製品のリリース日程に間に合わないのは問題です。ですが、企業はお金を掛けてでも上述したような課題や問題を解決する方法のひとつとして、マニュアル作成をアウトソーシングしたいのです。マニュアル作成をアウトソーシングすることで設計者の負荷が軽減され、時間に余裕ができることによって本来の設計に集中でき、設計のミスを減らすことが期待できますし、製品のリリース日程に間に合うようにマニュアル作成会社が対応します。

また、安全規格やPL法などマニュアルへの記載となると設計者が対応するのは非常に難しいと思われます。このような法規・法令に対応するためアウトソーシングされる企業はあります。
マニュアルとして正しいのか分からない、マニュアルを見直したいに至っては、設計者がマニュアル作成すると、どうしても設計仕様書的な記載になりがちで、ユーザー視点で作成されていないマニュアルが多いように思われます。読んでも良く分からない、どこに何が書いてあるか分からないといったところでしょうか。

そして、日本向けは社内作成だが海外向けはアウトソーシングしている会社は多いです。このような会社はマニュアル作成の効率化を図りたいため、客先へ派遣や常駐して日本向け作成から海外向けまで一気通貫してアウトソーシングされるケースの企業もあります。
アウトソーシングする主な理由として挙げさせていただきましたが、最近では、「ベテランにノウハウが蓄積されており、文書化されたものが何も残ってない」といった理由でマニュアル作成をアウトソーシングされる企業も増えてきています。

ベテランにしかノウハウがないため、保守点検時、その人に確認しないと分からないといった例も多いです。暫定策として、定年退職された方を再雇用されているケースも少なくありません。しかし、このような対応では何も変わらないため、ベテランのノウハウの文書化=マニュアル作成や動画作成を企業は望んでいます。

その他、最近のコロナ渦の影響よる出張規制で研修・教育ができないため動画を作成したい
といった問合せも増えてきています。従来なら研修・教育は出張等で実機とマニュアルで対応していたが、現状はWeb研修などで対応している。しかし、これでは全てを達成することができないため、マニュアルの一部記載部分を動画にする。スマートデバイスやAR・VR技術を活用した遠隔支援システムなど、従来までのマニュアルとは違う付加価値を見出せるものをマニュアル作成会社に求め、アウトソーシングする企業も増えてきています。

マニュアル作成をアウトソーシングすることによるメリット

どういったことがメリットとして思いつくでしょうか?

【アウトソーシングするメリット】
・マニュアル作成時間で要していた時間の有効活用
・設計者の負荷軽減
・製品開発の効率化
・マニュアルの品質向上
・コールセンターへのコール数削減
・マニュアル作成コストの圧縮
・ユーザー視点によるマニュアルの作成
・マニュアルのページ数削減
・分かりやすいマニュアルのユーザーへの提供
・用語統一、品質の均質化
など、メリットを挙げたら沢山あります。
これらメリットの詳細については、次回のブログ(マニュアル作成アウトソーシングによるメリットデメリット)にて詳しく説明したいと思います。

まとめ プロ集団にアウトソーシングしてみよう

本記事では、マニュアル作成をアウトソーシングしない企業やアウトソーシングしている企業が増えてきている理由などについて述べてきましたが、いかがでしたか?

マニュアル作成会社は、テクニカルライター、デザイナー、イラストレーター、DTP編集者を取り揃えているマニュアル作成のプロ集団です。あらゆる業界問わず、対象製品、読者、使用目的に応じて、情報整理からテクニカルライティング、デザイン(DTP編集・イラスト作成)、多言語翻訳まで、お客様のご要望に応えることができます。

本記事を読まれて、少しでもマニュアル作成をアウトソーシングしてみたいと思われましたら是非、マニュアル作成のプロ集団であるダイテックにアウトソーシングしてみませんか?

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