マニュアル作成のメリットとデメリットとは?アウトソーシング編

序章

マニュアル作成を設計者など社内で対応している企業で、マニュアル作成のアウトソーシングを検討している企業もあるかと思います。前回のブログ(マニュアル作成をアウトソーシングしませんか?)で、マニュアル作成をアウトソーシングするメリットに少し触れました。
本記事では、マニュアル作成のアウトソーシングにおけるメリットやデメリットについて、詳しく解説します。

マニュアル作成はどうしていますか?

企業が製造販売する製品には必ずマニュアル(取扱説明書や使用説明書)が必要になりますが、マニュアル作成はどのようにされてますか?

・社内で作成している
・アウトソーシングで作成している
・社内とアウトソーシングの両方で作成している

ほぼこの3パターンに分類され、各々の企業が様々な理由から判断して、上述3パターンのひとつを選択してマニュアル作成しているかと思います。 社内でマニュアル作成を行っている企業では、企業の規模にもよりますが、マニュアル制作担当部署で作成している企業もあれば、マニュアル作成の専門ではない社員(設計者など)が作成している企業もあるかと思います。マニュアル作成を社内で作成した場合とアウトソーシングした場合のメリットやデメリットはどういったものがあるか説明していきます。

マニュアル作成を社内作成した場合のメリットとデメリット

社内で作成した場合のメリットとデメリットはどういったものがあるでしょう。

【社内で作成した場合のメリット】

  • 社外の人と打合せする必要がない
  • スケジュール管理やミーティングなど簡潔に行える
  • 仕様変更や修正対応に即時に対応できる
  • マニュアル作成の知識やノウハウを蓄積できる
  • 作成したマニュアルを各社内資料に転用しやすい
  • 製品の知識や技術をマニュアルに反映しやすい

【社内で作成した場合のデメリット】

  • 人手不足が解消できない
  • 通常業務に追われマニュアル作成に手が回らない
  • 見にくいマニュアルになる可能性がある
  • 読みにくいマニュアルになる可能性がある
  • 分かりにくいマニュアルになる可能性がある
  • 伝わりにくいマニュアルになる可能性がある
  • 安全規格の記載に抜け漏れが発生する可能性がある
  • 法規制の記載に抜け漏れが発生する可能性がある
  • 海外向けの多言語対応に困る

などが挙げられると思います。現在、社内でマニュアル作成されている皆さんはどのように思いますか?アウトソーシングを検討するにしても、これらのデメリットをいかに解決できるかですよね。

マニュアル作成をアウトソーシングした場合のメリットとデメリット

一方でアウトソーシングした場合のメリットとデメリットはどういったものがあるでしょう。

【アウトソーシングした場合のメリット】

前回のブログ(マニュアル作成をアウトソーシングしてみませんか?)で、いくつかメリットをあげていましたので、説明したいと思います。

  • 人手不足が解消できる
  • マニュアル作成時間で要していた時間の有効活用
  • 設計者の負荷軽減
  • 製品開発の効率化

この4つの項目は、当たり前のことなのですがアウトソーシングすることにより、マニュアル作成の専門ではない社員(設計者など)の手間を省けるため、実現することが出来ます。

  • マニュアルの品質向上
  • コールセンターへのコール数削減
  • ユーザー視点によるマニュアルの作成
  • 分かりやすいマニュアルのユーザーへの提供
  • 安全規格対応
  • 法規制対応
  • 海外向けの多言語対応
  • 用語統一

これらの項目ついては、【社内で作成した場合のデメリット】にほぼ該当しており、アウトソーシングすることでカバーすることを可能とします。

なぜ、実現可能なのか解説します。我々マニュアル作成専門業者は、対象製品、読者、使用目的に応じて、情報整理から行いマニュアルを作成します。その為、あらゆる業界・製品に対応可能なテクニカルライターを確保しています。また、人材派遣や請負常駐により、企業内で作業することも可能にしています。企業の社員の代わりとなって情報収集し、原稿を作成するテクニカルライターへ収集した情報をフィードバックし、マニュアル作成を支援します。同時にマニュアル作成日程の管理も行います。安全性やトラブルシューティングについては、製品の実機を取材や操作することによって、マニュアルへの記載要否を判断しています。また、見やすさ、分かりやすさ、伝わりやすさを追求するために、デザイナー、イラストレーター、DTP編集者も取り揃えております。
安全規格や法規制については常に情報収集しているため、対象製品に見合った記載を漏らさないように心掛けています。

他には、シリーズ機や同様の製品で操作方法など呼称が違ったりするとユーザーに誤解を招く、恐れがあります。そのため、用語集を作成して用語統一するようにしています。用語集を作成しておくことは、海外向けのマニュアルを翻訳する際、翻訳の揺れをなくすことにもなります。海外翻訳もマニュアル作成同様にあらゆる業界に対応可能な協力会社やパートナーと連携して対応しています。

アウトソーシングした場合のデメリット

  • 社外の人と打合せする手間が掛かる
  • アウトソーシングする諸手続きが必要となる(見積書・発注書・請求書・納品書処理など)
  • 校正や確認が必要となる
  • 日程変更や仕様変更があった場合の指示などに手間が掛かる
  • マニュアル作成の知識やノウハウを蓄積できない
  • 外部委託コストが掛かる

など、【社内で作成した場合のメリット】とほぼ同じようなことが挙げられます。アウトソーシングするとどうしても切っても切れない項目となってしまいます。

少しでもアウトソーシングに興味持ってもらえたなら

本記事のタイトルは、「マニュアル作成メリットとデメリットとは?アウトソーシング編」でしたが、マニュアル作成を社内作成した場合のメリットとデメリットも書いてみました。
社内作成のデメリットがアウトソーシングのメリットになってしまいました。
社内作成、アウトソーシング、どちらも一長一短あるとは思いますが、皆さんはどのように思われましたか?
コストにつきましては、このサイトのブログ「マニュアル作成の費用を最小限に抑えるポイントとは?」で説明しておりますので、そちらをご一読ください。
本記事を読まれて、マニュアル作成のアウトソーシングに少しでも興味を持ってもらえたなら、
是非、マニュアル作成のプロ集団であるダイテックにアウトソーシングを検討してみませんか?
ダイテックは、テクニカルライター、デザイナー、イラストレーター、DTP編集者を取り揃えているマニュアル作成のプロ集団です。あらゆる業界問わず、対象製品、読者、使用目的に応じて、情報整理からテクニカルライティング、デザイン(DTP編集・イラスト作成)、多言語翻訳まで、お客様のご要望にお応えします。

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