マニュアル作成の費用を最小限に抑えるポイントとは?

序章

マニュアル作成を依頼しようと見積りを取られたことが何度かあるでしょう。
提出された見積り金額を眺めて、「結構、高いな!」「この程度のマニュアルがこんなにするの!」など感じられた経験があるのではないでしょうか。これは多くの場合で、マニュアル作成会社の提案するサービス(価格・料金)と御要望のミスマッチに原因があります。
費用を最小限に抑え、設計作業の効率化、マニュアル品質を高めることは、重要な課題です。
実は、あなたの要望と依頼の仕方をマニュアル会社と正しく共有することで、この問題は解決できます。
御要望にフィットするサービスと納得できる価格・料金の提案を受けるには、マニュアル作成会社のサービスの種類や価格・料金に関する考え方、提供するべき情報が必要になります。
本記事では、マニュアル作成の費用を最小限に抑えるポイントについて解説していきます。

マニュアル作成の料金はサービスの種類で決まる

マニュアル作成をマニュアル作成会社に依頼したいとき、やはりポイントになるのは料金ですね。
マニュアル作成料金は、提供サービスによりその決め方や価格が異なります。
これは、お客様のマニュアル作成依頼の要望が千差万別だからです。つまり、マニュアル作成会社もそれらの要望に対して様々なサービスを用意することになります。
さて、マニュアル作成サービスにはどのようなメニューにはどんなものがあるのでしょうか

① マニュアル作成請負サービス(作成一式あるいは部分の請負)
② 当社社員駐在サービス
③ マニュアル作成チームの立上げ・運営サービス
④ マニュアル作成スキル育成のコンサル・教育サービス

マニュアル作成会社は自社のサービスのなかから、お客様のニーズによって最適なものを選んだり、複数のサービスを組合せて提案したりします。
マニュアル作成の請負サービスであれば、その料金は、作成するマニュアルの想定ページ数や、イラスト作成点数、翻訳文字量等を積算し料金を決定します。
また、お客様の社内で、マニュアル作成作業を支援するサービスなどは、派遣契約で時間単価を取り決めたうえでの費用精算になります。
お客様が、お持ちのマニュアル作成に対する要望は、十社あれば十社ともに違います。
先ず、最適なサービスを選択して、その種類と内容に応じ、それぞれに最適な算定方法を適用して料金を決めていくことになります。

マニュアル作成の見積金額がばらつく理由

見積りを受け取って「想定していた金額よりはるかに高かった」、「業者間での価格差がありすぎる」等の感想を持たれることがよくあると思います。
これらの結果は、むしろ必然なのです。マニュアル作成を受託する側は、引合いの情報を受け取ったときに、それぞれの作成会社のスタンスでサービス提供のイメージを描きます。その結果を金額として提案されるのです。また、「ウェブサイトで調べた費用感で心づもりをしていたら大幅にそれを上回る見積りを提示された。よく見ると自分の都合の良いようにネットの料金表を解釈していた」ということも多いのではないでしょうか。
つまり、あなたの提供する情報は、見る人、聞く人によって、異なって映ったり、違って解釈されたりしているのです。目的と意図と正確に伝えなければ、同じ物差しで比較できるアウトプットは期待できません。誰もが同じ解釈をしてフェアに比較・検討するには次のことが必要です。「見積り検討材料の客観化」「見積り要素の標準化」「一義的に解釈できるマニュアル作成方針の明確化」等は不可欠です。要するにマニュアル作成会社の見積り精度だけでなく、このいずれかの要素が欠落していることも理由です。

制作仕様と作業条件で料金は決まる

マニュアル作成サービスの料金はどのように決められるのか説明します。
先ず、標準的な見積り手順をその代表格であるマニュアル作成の請負サービスのプロセスについて紹介します。大雑把に申せば、製品の設計情報(ハード・ソフト)、販売情報、サービス情報を収集し、それらの情報を整理・分類・加工し記事にします。その後、あらかじめ用意したフレームに、その情報を格納した後、全体の統一感と整合性をもたせ体裁を整えます。最後にデータという成果物として納品します。現在では、原稿をテキストベースで完成し、インターネット配信、デジタルマニュアル化等、要望に応じたデータ形式で出力するサービスが主力になりつつあります。
次に、前述の請負サービスによりマニュアル作成をしたケースで、その見積り金額を左右する制作仕様・作業条件について説明します。
最初は、制作仕様ですが、国際規格・法令への対応作業の要否、情報掲載の範囲、レイアウトデザイン、イラストの利用度合い等を合意します。これにより、マニュアルのグレードやマニュアル作成の工数が増減し、料金が変動します。
同様に、作業条件の視点では、依頼者からの粗原稿の提供、マニュアル作成用の3DCADデータの提供、リスクアセスメントデータの提供への有無等により、マニュアル作成の工数が大きく増減します。勿論、「イラストは作成して提供する」とか、「実機撮影は代わりにする」等も変動要素のひとつで、マニュアル作成の料金に影響を与えます。
料理に例えれば、食材を事前に揃えていただき、調理環境も整備していただければ、あとは美味しい料理を素早く、安価に提供できることになります。その意味で、マニュアル作成会社に情報の料理だけを依頼することも可能といえます。
一方で、駐在型のマニュアル作成支援サービスの場合は、派遣契約を結ぶことになります。この場合は、派遣した人材に負わせる業務の内容、当人の技術レベルにより料金を決めることになります。
さらに、作成システムの導入やマニュアル作成会社(組織)の規模により料金は変動します。
このように、マニュアル作成サービスには、アウトプットの価値を正しく計るための変動要素が数多く存在することを理解いただけたと思います。
総じてそれらを委託側、受託側でこれらの要素を共有することで、双方にとって納得できる料金が決まります。

マニュアル作成の費用を抑えるポイントと価格の適正化

マニュアル作成サービスを利用する大きな目的は、
「マニュアル作成技術がないのでプロに任せたい」「設計業務等のコア業務に専念したい」という理由があります。
しかし、外部に依頼すれば費用も余計に発生するのでマニュアル作成会社にやみくもに依頼することはできません。
マニュアル作成はプロのノウハウ・技術が詰め込まれていますが、作成会社ではできないことや、逆にメーカ様でも可能な作業が多くあります。
例えば、マニュアル作成会社はメーカ様の設計情報等を勝手に持ち出すことはできません。また、製品対する知識の量についても開発者・設計者と比較になりません。
そのため、3DCADデータ、設計仕様書等はメーカ様で準備していただいたり、製品の専門的な情報については粗原稿を提供いただいたりすることも必要になります。
つまり、メーカ様とマニュアル作成会社とがそれぞれの専門分野でうまく協業することがポイントになるのです。
マニュアル作成において「協業スキームの明確化」と「役割分担の最適化」の制作条件を共有することが重要です。これに、制作仕様というゴールを共有し納得し合うことで、マニュアルの費用を最小限に抑え価格の適正化が図れるのです。

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